在宅勤務の生産性を上げる7つのコツ+便利グッズ


こんにちは～。ドイツで研究員をしているカメです。

 新型コロナウイルスの感染拡大により、日本でも緊急事態宣言が出されましたね。

 在宅勤務（テレワーク / リモートワーク）中の方や臨時休校中の大学・大学院生も多いのではないでしょうか。

 ここドイツでも行動制限措置により、3月下旬から本格的に在宅勤務がスタートしました。

「実験ができなくなるのはイタいけど、論文を書いたり研究計画を練ったりして、家でバリバリ働こう。」

 「大学院でも博士論文を書き上げるのにいろんな工夫をしてきたし、今回もきっと似たようなもんだ」と高をくくっていました。

しかしいざ在宅勤務が始まると、思うように仕事がはかどりません。

 1日の終わりに「あれ？今日は何したんだっけ？」と目に見える成果が出ない日々が続きました。

Twitterでアンケートを取ってみたところ、多くの方が「在宅勤務で仕事の効率が下がった」と感じているようです。

そこで今回は、僕が感じた「在宅勤務の難しさ」と実践している「在宅勤務のコツ」について書き留めておきたいと思います。

なお、当記事内ではTwitter上の在宅勤務に関するTweetsを掲載させていただいています。

もし掲載をご希望でない場合には、遠慮なくお知らせください。
 

 


在宅勤務はここが難しい！ 3つの要因と対策


 僕が「在宅勤務は難しいな〜」と感じた要因は主に3つあります。

 要因1. 何をすれば良いかわからない

 要因2. なかなか仕事モードに入れない

 要因3. ON/OFF のバランスが難しい






要因1: 何をすれば良いかわからない


 自分は生物系の研究者なので、研究室にいるときは主に生物を使った実験をしています。

 在宅勤務になったことで、メインの作業ができなくなってしまいました。

生物系研究者にとって、研究室に行けないのはかなりの痛手です。

 「さて、何をしようか・・・」となってしまい、せっかく作業に着手しても「果たしてこれが今１番やるべきことなんだろうか？」と迷いが生じていました。


対策1-1: 見て見ぬフリをしていたタスクや勉強に取り掛かる


 PCがあれば研究を進められる方もいるかもしれません。

 また、論文を執筆中だったり、学振などの競争的研究資金の申請書を作成中の大学院生は、執筆作業に集中できますね。

  

僕ももし同じ立場だったら、実験の誘惑に邪魔されず書く時間が増えたことをありがたく感じると思います。

しかし、研究プロジェクトの立ち上げ段階にいる自分にとって、突然の在宅勤務に戸惑いと焦りを感じずにはいられませんでした。　

どうしようか考えていた時、「アイゼンハワー・マトリクス（Eisenhower Matrix）」のことを思い出しました。

 アイゼンハワー・マトリクスとは、アイゼンハワー大統領が提唱したタスク管理術です。

タスクを「重要度」と「緊急度」に基づき、次の4つのカテゴリに分け、優先順位を判断します。

 1. 緊急かつ重要なタスク

 2. 緊急ではないが重要なタスク

 3. 重要ではないが緊急なタスク

 4. 緊急でも重要でもないタスク

  

普段、研究に没頭していると「1. 緊急かつ重要なタスク」ばかりに目が行き、多くの時間を費やしてしまいます。

 一方で「2. 緊急ではないが重要なタスク」はどうしても後回しになりがちです。

アイゼンハワー・マトリクスを参考にしながら、自分の仕事を見直してみたところ、手付かずになっていたタスクがあることに気がつきました。

今まで放置してしまっていた作業を洗い出してみると、

 ・研究計画の練り直し

 ・研究プロジェクトの複数の着地点についての検討

 ・実験データの解析の自動化

 ・研究テーマに関連する論文調査

 ・以前在籍していたラボの論文の修正、投稿

 思っていた以上にたくさんありました（笑）。

 在宅勤務中はこれらのタスクに取り組むことにしました。

在宅勤務で何をしたら良いか悩んでいる方は、１度ゆっくり立ち止まって考えてみると良いかもしれません。

 そしてもし意欲があれば、「緊急ではないが重要なタスク」にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。   



長期的に見て自分のプラスになることや将来の目標に近づくための努力をしたり、資格取得や英語学習などのスキルアップを図ったり、「今だからこそできること」に挑戦する良い機会だと思います。

 限られた時間を有意義に使い、この状況をプラスに変えていけたらと思います。

データサイエンスに関連する本がSpringerにより無料になっているようなので、R、Python、機械学習を学ぶ絶好のチャンスかもしれません。

 CourseraやClass Centralでは無料でクラスを受講することもできます。

 興味をお持ちの方は、ぜひチャレンジしてみてはいかがでしょうか。


対策1-2: 成果を「見える化（可視化）」しよう


 色々なタスクがありますが、中には進み具合や成果が見えにくいというケースもありますよね。

 僕の場合「研究テーマに関連する論文調査」がこれに当たります。

 真面目に取り組むのですが、なにせ状況や成果が見えないので、上司から「本当になんかやったの？」と思われても仕方がありません。

この対策としてオススメなのが「仕事の進み具合や成果を客観的に見える状態にすること」です。

 例えば「今日は論文を読んだ」だけではNGですが、「論文を読んで内容を1枚のスライドにまとめた」ならOKです。

いちいち資料を作るのは面倒くさいと思われるかもしれませんが、少しの手間が大きな差を生みます。

アウトプットを意識しながら作業に取り組むと、記憶に残りやすく効果的だと思います。

 在宅勤務期間中、最低1つの仕事は継続的に「見える化」しておくことをオススメします。



見える化は「ちゃんと仕事をしていますよ」という証拠になりますし、自分のメンタルにも良い影響があります。

1日を振り返った時に、目に見えるものがないと「あれ？今日何したんだっけ？」となりがちですが、目に見えるものがあれば「お！今日は仕事をしたな！頑張れた！」と実感でき、小さくても確かな達成感につながります。

とは言え、「今日はほとんど何もはかどらなかった。。。」と肩を落としてしまう日もあるかもしれません。

 このように感じてしまうのは、重要な仕事に挑戦してるからこそだと思います。



タスクが挑戦的かつ重要であればあるほど燃える、という方もいるかもしれませんが、僕を含め多くの人は難易度の高いタスクを目の前にすると「逃げたい」という心理が働いてしまうのではないでしょうか。

 裏を返せば、「あまりはかどらないな〜」と感じるタスクこそ、自分にとって重要である可能性が高いです。

「重要なタスクを見極め、そのタスクに取り掛かることができている」のではないでしょうか。

このことに気づけただけでも重要な第一歩だと思います。

重要なタスクの生産性や効率を上げるには、以下の対策などを参考に自分に合う仕事スタイルを見つけてみてください。

 そうすればきっと少しずつでも前進できると思います。


要因2: なかなか仕事モードに入れない


 いつもの生活では「朝起きて、着替えをし、朝ごはんを食べて、通勤して、出社する」というルーティンがあります。

 この過程で無意識のうちに気持ちの切り替えができ、仕事モードに入っていけますよね。

 在宅勤務で通勤のストレスから解放された反面、「なかなか仕事モードに入れない」と感じている方もいるのではないでしょうか。

また、なかなか仕事モードに入れないのは、「自宅環境」が要因であることも少なくありません。

 僕も自宅に仕事机とモニターがないため、在宅勤務では「なんだか仕事がしにくいな〜」と感じていました。


対策2-1: 仕事スイッチを作り出す


 在宅勤務での「仕事スイッチ」は何ですか？

 もしまだスイッチがないという方は、好きな音楽でも簡単なタスクでもいいので、自分オリジナルのスイッチを設定してみてはいかがでしょうか。

 その曲を聴くと、あるいはそのタスクをすると、「よし！これから仕事だ！」と気合いが入るよう習慣づけてみてください。

 仕事スイッチは、限りなくスムーズかつストレスフリーにするのがポイントです。

ちなみに僕の在宅勤務での仕事スイッチは、

 1. 朝のシャワーの仕上げに、30秒間冷水を浴びる

 2. 着替えてデスクに向かう

 3. インターネットを断つ

 4. 宇多田ヒカルさんのプレイリストをiphoneで再生

 5. 前日に決めておいた論文を読み、1枚のスライドに要点をまとめる

 ・・・です。

この一連のフローを通して、徐々に仕事モードに入っていきます。

 ネットの誘惑に惑わされずスタートダッシュを切るために、インターネットを必要としない作業から始めるようにしています。

なかなか仕事モードに入れずに困っているという方は、ぜひオリジナルの仕事スイッチを作ってみてはいかがでしょうか。


成（みのる）さん＠minoru_memoも、ご自身の「仕事モードへのスイッチ」をツイートくださいました。

 
共感された方はぜひ、成（みのる）さん＠minoru_memoフォローをオススメします！



在宅勤務期間中の今だからこそ、自分に合った心地よい方法を見つけて、仕事モードに入っていけたらいいですよね。



対策2-2: 自宅を働きやすい空間に変える


 スムーズに仕事をするためには、環境が大切ですよね。

しかし今回のように突然の在宅勤務導入を受け、自宅にはツールが揃っていないという方も多いのではないでしょうか。

ちなみに、約半年前にドイツに引っ越してきた我が家にはPCデスクがありません。

 在宅勤務が始まり、リビングにあるダイニングテーブルで仕事をしていましたが、さすがに集中力が続かなくなってきました。

たまたまベッドルームにあるチェストで仕事をしてみたところ、スタンディングデスクとして使えることがわかりました。

 椅子に座って仕事をしたい時にはリビング、立ちながら仕事をしたい時にはベッドルーム。。。と、選択肢が広がりました。




ちなみに僕が勤務している研究所では、教授たちは全員スタンディングデスクを使っています。

作業効率が上がり健康にも良いことで、近年注目されていますよね。



お手持ちの家具で「立って作業ができない」という方は、次のデスクを検討してみてはいかがでしょうか。

■机上 / 卓上に設置するタイプ
 


机の上に乗せるだけでスタンディングデスクとして使えるようです。

 既存の空間・家具を生かせるので便利ですね。

シンプルな作りでムダがなく、価格もお手頃です。 


■コンセント付きスタンディングデスク


 

狭いスペースにも適した幅70cmタイプです。

しっかりとした作りで、安定感あり。

便利なコンセント２口付きで、機能的です。


■素材と質にこだわったカウンターテーブル



美しいウォールナットとアンティーク仕上げのスチール材。

カフェっぽいレトロな雰囲気。

気分の上がるデスクで、気持ちよく仕事ができそうです。



このようにツールを新調するのはもちろん、模様替えや掃除をしてリフレッシュするのも良いアイディアだと思います。

ちょっとした工夫で、自分にとって働きやすい空間づくりを楽しんでみてはどうでしょうか。



またもし、自宅のPC環境に改善の余地があるならば、環境を整えるチャンスかもしれません。

僕の場合、真っ先に頭に浮かんだのは「PCモニター」でした。



日本の自宅ではデュアルモニターだったので、博士課程在籍中のレポート作成・プレゼン資料作り・論文執筆などサクサクできました。

しかしドイツでは購入には至っておらず、家での仕事効率が悪いな〜と感じていました。



そこで、今回の在宅勤務を機に、思い切ってモニター購入に踏み切りました。

仕事のしやすさが格段にアップし、生産性が上がったことを実感できています。

ちなみに、僕が買ったモニターです（日本でもiiyamaのモニターを使用しており、満足していました）↓



PC環境を改善するという点では、「使いやすいマウスを買う」のもオススメです。

 妻はデザイン重視の薄型マウスを使っていたのですが、硬めのタッチとカチカチ音が気になっている様子でした。

 試しに僕のマウスを貸したところ、滑らかなスクロール、静かなクリック音、手に馴染むサイズ感、柔らかなタッチがとても快適とのこと。

すっかり気に入り、妻も色違いを注文しました。



マウスのクリック音が「カチッ」ではなく「ポコッ」という感じで、夫婦共々すごく気に入っています。

 「自分のマウスが壊れたわけじゃなかったから、新しいマウスを買おうかどうか迷ったけど、買ってよかった！PCに向かうストレスが減った」と言っています。

マウスは長時間使うものなので、使い心地を重視したいですよね。





自宅での働きやすさをアップする、おすすめアイテムがもう１つあります。

 静電気で簡単に壁にくっつく、シート状のホワイトボードなのですが、自宅の壁が一瞬で大きなホワイトボードに変身します。

 僕は書くことによって頭の中を整理するタイプなので、研究アイディアを練る際にとても重宝しています。

 物理・数学の計算にも便利だと思います。

これまで自宅環境を改善したいと思っていても最初の一歩がなかなか踏み出せなかったという方は、この機会にぜひ「自宅改善計画」を実行してみてはいかがでしょうか。 

完璧とは程遠いですが、僕もだいぶ快適に在宅勤務ができるようになりました。

少しの投資で仕事の効率や生産性が上がるのであれば、投資する価値は大いにあると思います。


 

要因3: ON/OFFのバランスが難しい


在宅勤務になり、仕事とプライベートの境界線がつけにくいと感じていませんか？

 家モードで誘惑に負けてしまったり、仕事モードで頑張りすぎてしまったり。

 ストレスをうまく解消しながら、限られた時間を有効に使いたいですよね。


対策3-1:「次は何をしようかな～」と考えなくて良いためにスケジュールを立てておく



 在宅勤務中のタスクが決まったら、どのように進めていくか計画することをオススメします。

 集中力が切れた時に「次は何をしようかな～（ボ〜ッ）」となってしまうことを防ぐことがポイントです。

疲れた脳にとって意思決定は困難を極めるため、誘惑に負けてしまうことが多いです。

僕自身、「次、何しようかな～」と思っている隙になぜかtwitterを開いていた、ということが多々ありました。

スケジュールさえあれば、次に何をするかはスケジュールを見るだけです。

 疲れた脳に余計な負担をかけることなく、テンポよく淡々とタスクをこなすことができると思います。

スケジュールの立て方のコツとしては、まず在宅勤務中に取り組めるタスクをリストアップします。

 そして「深く考えないといけないタスク」と「あまり考えなくてもできるタスク」の2つのカテゴリに分けます。

「深く考えないといけないタスク」は、やる気のある時間に進めることにします（例：朝型にとっては朝、夜型にとっては夜など）。

 「あまり考えなくてもできるタスク」は、比較的やる気の低い時間に回します。

【スケジュールの立て方】

 1. 自宅で取り組めるタスクをリストアップする

 2. タスクの難易度により、2つのカテゴリに分ける（深く考えるタスク、考えなくてもいいタスク）

 3. 自分の働きやすい時間帯と組み合わせる

 4. 集中力が切れた時にできる簡単なタスクも別途用意しておくとなお良い


対策3-2: 同居人とスケジュールを共有する 


在宅勤務をする上で、家族・恋人・ルームメイトなどの同居人がいる方は「スケジュールの共有」をするとお互いの生活がスムーズになると思います。
ちょっとしたコツとしては、お互いに似た作業を同じ時間帯にするのがオススメです。

 集中力を高め合ったり意見交換をしたり、相乗効果につながります。

また、家事の役割分担を明確にして適材適所でサポートし合えたら、気持ちよく生活できると思います。

ちなみに僕は、在宅勤務になってから妻と料理をすることが増えました。

お昼は午前と午後の仕事の区切りに、また夜は仕事終わりの楽しみになっています。

外出自粛中の今は一緒にいる時間がどうしても多くなるので、できるだけ円満に過ごせるような工夫をすると、家庭内のストレスも軽減できるのではないでしょうか。


対策3-3: 仕事の終了時間と楽しみを決めておく



 在宅勤務に必要不可欠なのが「自己管理能力」ですよね。

 しかし、何事にも一生懸命で真面目な人は、ついつい頑張り過ぎてしまいがちになるかもしれません。

 バランスの取れた働き方をしないと、体と心が疲れてストレスが溜まってしまいます。


自宅で仕事をするにあたっては、自分で自分の時間をコントロールする必要があります。

僕にとって効果的だったのは、「あらかじめ仕事の終了時間を決めておくこと」です。

 終了時間を設定することでダラダラした働き方を阻止できますし、「○時までに終わらせなきゃ」と緊張感を持って仕事を進めることができます。



また、25分作業をして5分休憩を入れる時間管理術「ポモドーロ・テクニック」も、メリハリのある働き方に効果的かもしれません。

Twitterではとみさん@qpe867がポモドーロ・テクニックの成果をツイートくださっています。


共感された方はぜひ、とみさん@qpe867フォローをオススメします！


ちなみに僕も博士課程在籍中、ポモドーロ・テクニックを実践していました。

2種類の砂時計を使って時間を計っていたのですが、少しだけ優雅な気持ちになれ、心に余裕をもたらしてくれたのを覚えています。


■ 作業時間用（30分計）


■ 休憩時間用（5分計）



砂時計には、デジタルタイマーとはまた違った良さがあり、実用的なインテリアオブジェとしても楽しめます。



【ポモドーロ・テクニック 実践ツール】 

■ TomatoTimer:  オンラインタイマーです
https://tomato-timer.com/

■ Focus Keeper (App):



Google Play で手に入れよう





また、仕事モードとプライベートモードの境界線には、「仕事終わりのアクティビティ」がオススメです。

 自分へのご褒美やストレス解消になるようなアクティビティを設定してみると、仕事中はその楽しみに向けて頑張ろうという気持ちになり、モチベーションも上がります。

ちなみに僕は今回の在宅勤務期間中、ヨガと筋トレを仕事終わりの日課にしています。

 終了時間になったら、YouTubeで「B-lifeさん」と「メトロンブログさん」の動画を観ながらヨガと自重筋トレをします。


「肩こり・首こりが驚くほど軽くなるヨガ」

「胸を大きくする3分間6種類の最強自重胸トレメニュー」


 

長時間のPC作業でこわばってしまった体もほぐれ、体と心の疲れを癒すのに一役も二役も買ってくれています。


在宅勤務はここがいい！ 4つのメリット


上で紹介した以外にも、在宅勤務にはいろいろな難しさがあるのは事実です。

 例えば、お子さんのいるご家庭では子どもの世話をしながら仕事をしなければならず、とても大変だと思います。

 自分にはまだ子どもがいないため、おすすめできる対策が思い浮かびませんが、育児中の方向けの在宅勤務のコツの記事がネットにありましたのでご参考までに。
きっとみなさん試行錯誤をしながら、在宅勤務をされている現状があるのではないでしょうか。

 ですがもちろん、在宅勤務にはアドバンテージもあります。

1. 通勤時間０分



 シンプルに通勤時間が浮きます。

 満員電車のストレスからも解放されます。

 わーい！笑

2. 自由なスタイルで働くことができる



 形式にこだわらず、自分に合ったスタイルで仕事ができます。

 例えば、立って働くのが好きな方はスタンディングデスクで。

 音楽を聴きながら働くのが好きな方は、音楽を楽しみながら。

 昼寝で効率が上がると思えば、サクッと昼寝することもできます。


3. 長期的キャリアを見直す機会になる



在宅勤務は自分のペースで仕事ができます。

 自分のキャリアについて振り返る余裕も出てきます。

 もしかしたらこれを機に、今までやりたかったことや新しい目標が見つかるかも。

 どのような可能性や選択肢があるのか、転職エージェントに相談してみても良いかもしれません。

 相談は無料なので、興味のある方は試してみてはいかがでしょうか。

4. 同居人との関係を良くするチャンス



 在宅勤務になり、家族・恋人・ルームメイトと過ごす時間が増えますよね。

もしかしたら今まで水面下にあった問題が浮上してくるかもしれません。

 そんな時には、役割分担を考え直したり、コミュニケーションの方法を改善したり。

 本当に大切なことは何なのか、考えるきっかけをくれそうです。


まとめ
新型コロナ感染拡大という世界規模の危機を受け、今まで当たり前だと思っていた日常が当たり前ではなくなりました。

今僕たちがこうして在宅勤務できているのは、医療従事者の方々や生活必需品の製造・販売・供給などに尽力くださっている方々のおかげであり、感謝と尊敬の念に堪えません。



この経験を無駄にすることなく、自分自身を知る機会にし、僕も少しでも社会に貢献できる人間になれるよう努力したいです。

試行錯誤の連続ではありますが、在宅勤務に関するこの記事が少しでもみなさんの参考になればうれしいです。

どうぞ気をつけてお過ごしください。 



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